Les frais kilométriques représentent un poste de dépense important pour les entreprises. Il est donc essentiel de bien les calculer et de les maîtriser. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet sur le calcul des frais kilométriques de vos salariés.
Comprendre les frais kilométriques
Les frais kilométriques concernent les déplacements professionnels effectués par les salariés avec leur propre véhicule. Ils sont destinés à rembourser les coûts engendrés par ces déplacements (carburant, usure du véhicule, etc.). Les entreprises ont l’obligation de prendre en charge ces frais, conformément au Code du travail.
Déterminer le barème applicable
Pour calculer les frais kilométriques, il convient de se référer au barème fiscal publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Il intègre également une part fixe destinée à couvrir les autres dépenses liées à l’utilisation du véhicule (assurance, entretien, etc.).
Calculer les indemnités kilométriques
Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue selon la formule suivante : (distance x barème) + part fixe. La distance correspond au nombre de kilomètres parcourus pour les besoins professionnels. Le barème varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. La part fixe est destinée à couvrir les autres dépenses liées à l’utilisation du véhicule.
Il est important de noter que le remboursement des frais kilométriques doit être effectué sur présentation d’un justificatif, tel qu’un relevé d’itinéraire, un carnet de bord ou un état des frais.
Tenir compte des spécificités liées aux différents types de véhicules
Le calcul des indemnités kilométriques peut varier en fonction du type de véhicule utilisé par le salarié :
- Pour les voitures particulières, le barème fiscal est basé sur la puissance fiscale et la distance parcourue.
- Pour les vélomoteurs, scooters et motocyclettes, le barème fiscal tient compte de la cylindrée et de la distance parcourue.
- Pour les vélos et vélos à assistance électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est fixe (0,25 € par kilomètre).
Gérer les cas particuliers
Certaines situations peuvent nécessiter un traitement spécifique en matière de frais kilométriques :
- Si le salarié utilise un véhicule de fonction, il n’est pas éligible au remboursement des frais kilométriques, sauf s’il utilise son véhicule personnel pour des raisons professionnelles.
- En cas de covoiturage, seul le conducteur peut prétendre au remboursement des frais kilométriques.
- Si le salarié effectue un déplacement à l’étranger, il convient de se référer aux barèmes établis par les autorités fiscales du pays concerné.
Les entreprises ont la possibilité d’opter pour un barème spécifique en matière de frais kilométriques, sous réserve de respecter certaines conditions. Ce barème doit notamment être justifié par la réalité des dépenses engagées par les salariés et ne pas entraîner de bénéfice pour ces derniers.
Gérer les aspects fiscaux et sociaux
Les indemnités kilométriques sont soumises à certaines règles fiscales et sociales :
- Elles sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite du barème fiscal, à condition que le salarié ne bénéficie pas d’un avantage en nature (véhicule de fonction) pour les mêmes déplacements.
- Elles sont également exonérées de cotisations sociales, sous réserve de respecter certaines conditions (montant des indemnités conforme au barème fiscal, justification par le salarié des dépenses engagées, etc.).
Pour optimiser la gestion des frais kilométriques, il est recommandé de mettre en place un système de suivi des déplacements et d’adopter une politique de remboursement claire et adaptée aux besoins de l’entreprise.
En maîtrisant les règles applicables en matière de frais kilométriques, vous pourrez ainsi assurer une meilleure gestion de cette dépense et garantir une prise en charge équitable pour l’ensemble de vos salariés.
