La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour chaque employeur avant d’embaucher un salarié. Dans une ère où les démarches administratives se dématérialisent, la DPAE en ligne facilite grandement cette procédure et offre de nombreux avantages aux entreprises. Cet article vous informe sur cette démarche simplifiée, ses modalités et son intérêt pour les employeurs.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)?
La DPAE est une formalité obligatoire qui doit être effectuée par tout employeur avant d’embaucher un salarié soumis au régime général de la Sécurité sociale. Elle permet de formaliser le recrutement auprès des organismes compétents tels que l’Urssaf, la caisse de retraite complémentaire et les mutuelles santé. La DPAE a également pour objectif d’assurer le suivi médical des travailleurs et de lutter contre le travail dissimulé.
La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant la prise de poste du salarié. En cas de non-respect de ce délai, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 600 euros d’amende.
Comment réaliser une DPAE en ligne?
De nombreux services en ligne sont disponibles pour effectuer une DPAE rapidement et facilement. Parmi eux, le site de l’Urssaf propose un service dédié aux entreprises permettant de réaliser cette déclaration en quelques clics. Pour accéder à ce service, il suffit de se rendre sur le site www.net-entreprises.fr et de créer un compte avec les informations nécessaires (SIRET, coordonnées bancaires, etc.).
Une fois connecté à votre espace professionnel, vous pouvez remplir le formulaire de DPAE en renseignant les informations suivantes :
- La raison sociale et l’adresse de l’établissement concerné par l’embauche
- Le numéro SIRET et le code NAF/APE
- Les informations sur le salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale
- L’intitulé du poste occupé et la classification conventionnelle du salarié
- La date d’embauche et la durée du travail hebdomadaire
Lorsque toutes les informations sont complétées et vérifiées, il ne reste plus qu’à valider la déclaration. Un accusé de réception électronique est alors généré pour attester de la prise en compte de la démarche.
Quels sont les avantages de la DPAE en ligne?
Simplifier et accélérer les démarches administratives, tel est l’objectif de la DPAE en ligne. Les avantages sont multiples :
- Gain de temps : plus besoin de se déplacer, la démarche peut être effectuée en quelques minutes depuis son ordinateur
- Réduction des risques d’erreurs : le formulaire en ligne guide l’employeur dans la saisie des informations et vérifie leur cohérence
- Accès rapide aux informations : les données déclarées sont consultables à tout moment sur le compte en ligne de l’entreprise, facilitant ainsi le suivi des embauches
- Sécurité des données : les informations sont transmises directement aux organismes compétents via un protocole sécurisé, garantissant leur confidentialité
- Archivage numérique : un justificatif électronique est conservé pendant 5 ans, évitant ainsi les pertes ou destructions de documents papier.
Quelques conseils pour une DPAE réussie
Afin de faciliter encore davantage la réalisation de la DPAE en ligne et d’éviter les erreurs, voici quelques conseils :
- Vérifiez régulièrement que votre compte sur net-entreprises.fr est bien à jour (adresse e-mail, coordonnées bancaires, etc.)
- Préparez soigneusement les informations nécessaires pour remplir le formulaire : état civil du salarié, convention collective applicable, etc.
- N’attendez pas la dernière minute pour effectuer la DPAE : anticipez cette démarche afin de respecter le délai légal de 8 jours avant l’embauche
- Conservez précieusement l’accusé de réception électronique : il constitue la preuve que vous avez bien effectué la démarche et pourra vous être demandé en cas de contrôle
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne représente une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les employeurs. En offrant rapidité, sécurité et accessibilité, elle facilite grandement le processus d’embauche et permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.
